Elements of Business Writing

2017年9月9日

Elements of Business Writing: A Guide to Writing Clear, Concise Letters, Mem (Elements of Series)
Gary Blake Robert W. Bly
Longman
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“日向清人のビジネス英語雑記帳” “Elements of Business Writing” が紹介されていましたので、読んで見ました。

英語でのWritingの本ですが、一部は日本語にも読み替え可能かと思います。目次がルールの列挙になっていて、メモがわりになりそうです。日本語にしてみました。

  1. 作文の基礎
    • ルール1: 能動態を用いる
    • ルール2: 長い文を避ける
    • ルール3: シンプルな言い回しを用いる
    • ルール4: 意味を加えない単語・文・フレーズを削除する
    • ルール5: 文章を短いセクションに分ける
    • ルール6: 明確で具体的な用語を用いる
    • ルール7: 自然な口語体で書く
    • ルール8: 思考を一貫・一致させる
  2. 構成の原則
    • ルール9: 話題に対して読者が考える順番に沿って内容を構成する
    • ルール10: 内容をロジカルに構成する
    • ルール11: “warm-up”の段落を削除する
    • ルール12: 要約をつける
    • ルール13: 事実と意見とを区別する
    • ルール14: 不要な結びを削除する
    • ルール15: 見出しと小見出しをつける
  3. 言葉遣いと言い回し
    • ルール16: くどい・冗長な言い回しを避ける
    • ルール17: 短い単語を使う
    • ルール18: 性差別的な語を避ける
    • ルール19: 誤用されやすい言葉遣い・言い回しの正しい用法を知る
    • ルール20: 古めかしい言い回しを現代的な言い回しで言い換える
    • ルール21: (使い古された)決まり文句は、伝えたい意味で言い換える
    • ルール22: 特定の集団でのみ通じる語(ジャーゴン)を避ける
  4. 文の調子の原則
    • ルール23: 表明するために書くであり、ほのめかすために書くのではない
    • ルール24: 形式的な言い回しよりも、形式張らない言い回しを選ぶ
    • ルール25: ネガティブな語よりも、ポジティブな語を選ぶ
    • ルール26: 良い知らせと悪い知らせの両方を含む文の場合は、悪い知らせを先に述べる
    • ルール27: 行動を変えるために書くのであり、怒りを表現するために書くのではない
    • ルール28: (書く時は)最も楽しい時のあなたであるべき
    • ルール29: メッセージを温かみのあるものにするためにに縮約を使う
    • ルール30: 語調を和らげる類の語を避ける
    • ルール31: 皮肉をさける
  5. 説得の原則
    • ルール32: 適切なやり方で読者の注意を引く
    • ルール33: 考えを示す前に、その考えの必要性を喚起する
    • ルール34: 特徴ではなく、利益を強調する
    • ルール35: 事実・意見・数字で事例を検証する
    • ルール36: 不要な枝葉末節や議論に入り込まない
    • ルール37: 次に何をするべきかを読者に示す
    • ルール38: 要求を出す前に、応じるべき理由を読者に示す
    • ルール39: あなたの主張によって読者が説得されたと考えるべきではない
  6. 句読点・文法・省略形・大文字の使用・スペリングの原則
    • ルール40: ちょっとした間合いを示すためにカンマを使う
      • 列挙しているアイテムを分けるためにカンマを使う
      • 列挙したアイテムの最後のアイテムの前にカンマを使う
      • 名詞を修飾する二つ以上の形容詞を分けるのにカンマを使う
      • 等位接続詞(and, but, nor, for, yet)で接続された独立節を分ける時にカンマを使う
      • 長めの導入節を残りの文と分ける時にカンマを使う
      • 文の説明的あるいは非制限の修飾語を区切る時にカンマを使う
      • わかりきっていることが省略されている語を示すためにカンマを使う
      • 地名の語を区切る時、日付から年を区切る時にカンマを使う
    • ルール41: 接続詞で接続されていない独立節を区切る時にセミコロンを使う
    • ルール42: リストや説明を導入する時にコロンを使う
      • アイテムのリストを導入する時にコロンを使う
      • 長めの、あるいは形式張った引用の前にコロンを使う
      • 別々の独立節があり、二番目が一番目を説明あるいは強調するする時に、その独立節を分ける時にコロンを使う
      • ビジネスレターの挨拶の終わりにコロンを使う
    • ルール43: 単数名詞の所有格を作る時に、アポストロフィとsを使う
    • ルール44: 名詞の前に形容詞を作る時に、二つの語をハイフンでつなぐ
    • ルール45: 躊躇や省略を示すために省略記号を使う
    • ルール46: 括弧を使うのは、主たる思考の一部ではない補足的な内容を加える時
    • ルール47: ダッシュを使うのは思考を中断する — またはハイライトする —時
    • ルール48: スラッシュ(/)を使う構造の語は避ける
    • ルール49: カンマは引用符の中に入れる
    • ルール50: 主語と述語の不一致を避ける
    • ルール51: 再帰代名詞の不適切な使用を避ける
    • ルール52: 断片的な文、無終止文を避ける
    • ルール53: 懸垂分詞を避ける
    • ルール54: 不適切な場所の修飾語を避ける
    • ルール55: 多すぎるよりは少なすぎる省略形を使う
    • ルール56: 省略形の複数形を書く時はアポストロフィを使わない
    • ルール57: 重要性を強調する時に語の頭文字を大文字にしない
    • ルール58: 会社・政府機関・部局・部門・組織のフルネームは語の頭文字を大文字にする
    • ルール59: 商標名は頭文字を大文字にする
    • ルール60: スペルの基本ルールを知っておく
      • eの前にi、ただしcは例外
    • ルール61: 同じ語に対して複数のスペルがある場合は、好みのスペルを使う
    • ルール62: 何度もスペルを間違う語のリストを作っておく
  7. 体裁の原則
    • ルール63: 可読性の向上のためにマージンを多くとる
    • ルール64: メモの件名やRe行を活用する
    • ルール65: 手紙では現代的な挨拶文・結びを使う
    • ルール66: 要点や考えの列挙を示すには、番号付きのリストか箇条書きを使う
    • ルール67: “cc”, “bc”のリストはアルファベット順にする